Wat een chargeback aanmaakt en afsluit
Wat een chargeback in debiteurenbeheer aanmaakt en wat hem afsluit, uitgelegd met de documentatie van JD Edwards EnterpriseOne en Siebel Consumer Goods.
Behandel een chargeback als een boeking met een vaste aanmaakgebeurtenis en een vaste afsluitgebeurtenis, en bepaal wie eigenaar is van de stap daartussen. In de documentatie van Oracle over JD Edwards EnterpriseOne is het oplossen van een deductie een van de manieren waarop een chargebackfactuur ontstaat. De documentatie van Oracle over Siebel Consumer Goods noemt een vergelijkbare optie. Deze uitleg is gebaseerd op leveranciersdocumentatie over die twee producten.
Wanneer een korting op de betaling in je openstaande posten terechtkomt
Als jouw klanten betalingen verlagen en je moet bepalen wat je met het verschil doet, is de eerste stap het juist benoemen ervan. De Accounts Receivable Implementation Guide van Oracle definieert een deductie als het bedrag waarmee de betaling van een klant wordt verlaagd. Dezelfde gids noemt het aanmaken van een chargebackfactuur voor het deductiebedrag als een van de oplossingen voor een deductie in JD Edwards EnterpriseOne.
Als je team elke deductie als kandidaat voor een chargeback behandelt, zouden wij eerst de keuze voor de oplossing scheiden van de boeking die die oplossing vastlegt. Het zijn verschillende stappen met verschillende eigenaren.
Wat een chargeback aanmaakt en wat ondertussen openstaat
De documentatie van Oracle voor het inrichten van JD Edwards EnterpriseOne Accounts Receivable zegt dat het systeem een factuur met een vast ingesteld documenttype aanmaakt wanneer je in het ontvangstsysteem een niet volledig betaalde factuur als chargeback aanmerkt. Een deductie op een factuur levert een R5-placeholderfactuur op en geen chargebackfactuur. Het hoofdstuk Processing Deductions van Oracle zegt dat het systeem bij een deductie op een specifieke factuur die factuur sluit en een R5-factuur aanmaakt als placeholder voor het deductiebedrag.
In Siebel Consumer Goods noemt de documentatie van Oracle over Deductions and Claims het afwijzen van de deductie en het opnieuw factureren aan de klant als chargeback-optie. Dat is een context van handelspromoties, dus wij zouden het niet lezen als een algemene boekhoudregel.
Zolang de deductie wordt onderzocht, houdt JD Edwards EnterpriseOne haar in een bepaalde status. Volgens de documentatie van Oracle kan het openstaande bedrag van de R5-factuur tijdens het onderzoek niet op ontvangsten worden toegepast. Daarin staat ook dat deducties deel uitmaken van het openstaande saldo van de klant en openblijven totdat ze zijn opgelost.
Wat sluit een chargeback af, en wat legt het grootboek vast?
Het hoofdstuk Processing Deductions van Oracle zegt dat het systeem, wanneer een deductie als chargeback aan de klant wordt opgelost, het openstaande bedrag van de R5-deductiepost afsluit en een nieuwe RB-factuur genereert. De Accounts Receivable Implementation Guide van Oracle voegt toe dat het systeem bij het oplossen van deducties ontvangstdetailrecords aanmaakt die de R5-factuurposten sluiten.
Het effect in het grootboek ontstaat bij het boeken. Volgens de documentatie van Oracle werkt het systeem bij het boeken van de chargeback de debiteurenrekening bij die is ingesteld via de RCxx AAI, waarbij xx gelijk is aan de waarde van de chargebackreden, en de deductierekening die is gekoppeld aan de RN AAI. Als je veel chargebackredenen hebt, zouden wij nagaan welke redenen naar welke rekeningen verwijzen voordat we een werkwijze aanpassen.
Welke chargebackgebeurtenis moet je in eigen hand houden?
Wij zouden de beslissing zo formuleren: welke gebeurtenis stuurt je team zelf aan en waar staat de registratie ervan.
| Optie | Wij zouden hiervoor kiezen wanneer | Wat wij eerst zouden nagaan |
|---|---|---|
| Een niet volledig betaalde factuur markeren | Een korting op de betaling is duidelijk en vraagt geen onderzoek | Wie dit in de ontvangststap mag aanmerken |
| Een deductie als chargeback oplossen | De deductie is onderzocht en de klant is het bedrag verschuldigd | Of de uitkomst van het onderzoek vóór de oplossing is vastgelegd |
| Afwijzen en opnieuw factureren in een handelscontext | De deductie is een claim uit een handelspromotie die je afwijst | Of de claimvoorwaarden afwijzing ondersteunen |
| De deductie open laten staan | Het onderzoek loopt nog | Hoelang openstaande bedragen buiten de verwerking van ontvangsten mogen blijven |
Wat je dit kwartaal doet
Dit zijn onze voorstellen.
- Haal alle deducties op die nu in onderzoek zijn en noteer bij elk de eigenaar.
- Wijs één eigenaar aan voor de beslissing om een deductie als chargeback op te lossen.
- Ga na welke chargebackredenen in jouw inrichting naar welke rekeningen verwijzen.
- Meet hoelang deducties openstaan voordat ze zijn opgelost, en rapporteer dat maandelijks.
Wat dit betekent voor een knelpunt van $1M of meer
Als deducties en chargebacks in een knelpunt van $1M of meer zitten, zouden wij het hele domein herontwerpen in plaats van één boeking. De keten loopt van binnenkomst van de deductie via onderzoek en oplossing naar het grootboek. Onze methode is: regels voor het voorspelbare, AI voor het rommelige en mensen voor beslissingen met gevolgen. AI beslist nooit alleen. Lees inhoudingen en geschillen voor hoe wij dat domein afbakenen. Voor de keuze hoe je bouwt, vergelijk je RPA of AI-first herontwerp, en voor de vraag waar het dossier komt te staan, lees je CDE-AI-functies of een verbonden projectdossier.
Grenzen van dit bewijs
De bronnen zijn leveranciersdocumentatie over JD Edwards EnterpriseOne Accounts Receivable en Siebel Consumer Goods. Ze laten niet zien hoe andere ERP-systemen of debiteurentools chargebacks aanmaken of afsluiten. Ze laten niet zien hoe vaak chargebacks voorkomen, wat ze waard zijn, hoelang het duurt voordat ze zijn afgesloten of hoeveel wordt teruggevorderd. Ze laten niet zien of een uitgegeven chargebackfactuur wordt geïnd, betwist of afgeschreven. Het Siebel-voorbeeld is een scenario rond handelspromoties, en de bronnen beschrijven niet welke goedkeuring of governance een team zou moeten inrichten.
Vragen van opdrachtgevers
Wat maakt een chargeback aan in JD Edwards EnterpriseOne?
Volgens de documentatie van Oracle maakt het systeem een factuur met een vast ingesteld documenttype aan wanneer je in het ontvangstsysteem een niet volledig betaalde factuur als chargeback aanmerkt. Als je een deductie als chargeback oplost, genereert het systeem een nieuwe RB-factuur.
Wat gebeurt er met een deductie terwijl die wordt onderzocht?
Volgens de documentatie van Oracle kan het openstaande bedrag van de R5-factuur tijdens het onderzoek niet op ontvangsten worden toegepast. Daarin staat ook dat deducties in het openstaande saldo van de klant blijven staan totdat ze zijn opgelost.
Wat sluit een chargeback af in de grootboekadministratie?
Volgens de documentatie van Oracle werkt het boeken van de chargeback de debiteurenrekening bij die is ingesteld via de RCxx AAI en de deductierekening die is gekoppeld aan de RN AAI.
Bronnen
Bronnen geven context. De datum toont wanneer ze voor het laatst zijn gecontroleerd.