Verkoopvoorzieningen in een 10-K lezen

Lees de toelichting op verkoopvoorzieningen voordat je kiest tussen deductiesoftware en een procesherontwerp. Daaruit haal je hoe groot het gat is tussen bruto-omzet en netto-omzet, hoeveel daarvan bij een paar groothandelsklanten zit, hoe de voorziening wordt geschat en of schattingen zijn gecorrigeerd. Die vier metingen geven de omvang van het probleem aan en wijzen richting de juiste oplossing. Dit uitgewerkte voorbeeld is gebaseerd op de Form 10-K-rapporten van Akorn over boekjaar 2015 en 2017, van Hanesbrands over boekjaar 2018 en van Deckers Outdoor over boekjaar 2015.

Hoe groot zijn klantinhoudingen en waar zitten ze?

De meeste projecten rond inhoudingen beginnen bij de stapel openstaande posten in de cash application. Dat beeld laat het werk zien, niet de omvang. Het jaarverslag laat de omvang zien. In de Form 10-K van Akorn over boekjaar 2017 staat dat de netto-omzet van $841,0 miljoen over 2017 netto was na aanpassingen van in totaal $1.510,0 miljoen voor chargebacks, kortingen (rebates), administratieve vergoedingen en overige, productretouren, kortingen en vergoedingen, en reclame, promoties en overig. In dat verslag waren drie groothandels in geneesmiddelen goed voor ongeveer 80,2% van de totale bruto-omzet in 2017 en voor 86,0% van de bruto handelsvorderingen per 31 december 2017. In de Form 10-K van Hanesbrands over boekjaar 2018 staan Wal-Mart en Target op 16% en 12% van de totale netto-omzet in 2018. In de Form 10-K van Deckers over boekjaar 2015 zijn de vijf grootste klanten goed voor ongeveer 22,2% van de wereldwijde netto-omzet over het jaar dat op 31 maart 2015 eindigde.

De toelichting lezen: een uitgewerkt voorbeeld

Begin bij het gat. In de Form 10-K van Akorn over boekjaar 2017 bedroegen de chargebackkosten $953,3 miljoen, oftewel 40,5% van de bruto-omzet, in 2017, tegen $1.218,6 miljoen, oftewel 42,1%, in 2016. Als illustratieve rekensom van onszelf: $841,0 miljoen netto-omzet plus $1.510,0 miljoen aan aanpassingen brengt de bruto-omzet over 2017 op ongeveer $2,35 miljard, dus ongeveer 64 cent van elke bruto dollar ging naar aanpassingen.

Lees daarna de vertraging. In het verslag van Akorn over boekjaar 2017 staat dat het chargebackproces doorgaans vier tot zes weken duurt, maar bij sommige producten kan oplopen tot twaalf weken. Akorn volgt per groothandel de verkopen en ingediende chargebacks op productnummer en contract en boekt een voorziening op het moment dat de verkoop wordt geboekt. In het verslag van Deckers over boekjaar 2015 staat dat groothandelsklanten vaak inhoudingen voor chargebacks op hun facturen toepassen, die vaak terecht zijn. De schatting is gebaseerd op historische trends in de timing en het bedrag van chargebacks.

Kijk tot slot of er correcties zijn geweest. In de Form 10-K van Akorn over boekjaar 2015 staan fouten in de schattingen en in de cut-off bij de jaarafsluiting voor rebates, billbacks, niet-leveren (failure to supply), boetes voor prijsbescherming en andere contractuele aanpassingen. Die fouten verlaagden de netto-omzet met $21,0 miljoen in de periode van twaalf maanden die op 31 december 2014 eindigde. In het verslag staat dat de benodigde informatie in het algemeen bekend was of bekend had kunnen zijn op de data van de jaarrekening.

Wat betekenen deze mechanismen voor het werk?

Concentratie en vertraging samen betekenen dat het grootste deel van het inhoudingsvolume via een paar klantkanalen binnenkomt, weken na de verkoop. In het verslag van Hanesbrands over boekjaar 2018 staat dat inhoudingen en afboekingen, die het resultaat niet verhogen of verlagen, afboekingen zijn van eerder gereserveerde vorderingen en toegestane klantchargebacks en -inhoudingen ten opzichte van de bruto handelsvorderingen. Het effect op het resultaat valt dus op het moment dat de voorziening wordt gezet. Het afhandelen van elke post is waar de arbeid en de terugwinbeslissingen zitten. Fouten in informatie die bekend was of bekend had kunnen zijn, wijzen op hoe contractvoorwaarden bij finance terechtkomen, niet op de snelheid van matchen. Die stroom vormt de kern van het werk rond inhoudingen en geschillen.

Software, herontwerp of de voorziening bijstellen?

Het gaat erom of je inhoudingsprobleem een volumeprobleem, een stroomprobleem of een schattingsprobleem is.

Wat je dit kwartaal doet

• Haal je eigen toelichting op verkoopvoorzieningen op, met drie jaar aan mutaties in de voorziening.
• Meet het gat tussen bruto-omzet en netto-omzet per type inhouding.
• Benoem de klanten die het grootste deel van de bruto vorderingen dragen, met hun inhoudingsvertraging in weken.
• Maak een lijst van elke correctie op voorzieningen of cut-off-aanpassing en wanneer de informatie voor het eerst bestond.
• Vergelijk de schatting van elk kwartaal met de werkelijk toegepaste inhoudingen, per klant.

Wat dit betekent voor een knelpunt van $1M of meer

Als een paar klanten het grootste deel van je inhoudingen veroorzaken, de vertraging weken bedraagt en je schattingen zijn gecorrigeerd, ontwerp het dan opnieuw als één domein binnen customer-to-cash. Regels handelen het voorspelbare matchen tegen contractvoorwaarden af. AI leest de rommelige onderbouwing, zoals betalingsberichten en claimdocumenten. Mensen keuren afboekingen, wijzigingen in voorzieningen en geschillen goed, en AI beslist nooit alleen. Weeg de twee paden af in deductiesoftware of procesherontwerp; we schatten het samen met je in voordat je je vastlegt.

Grenzen van dit bewijs

Deze verslagen beschrijven hoe Akorn, Hanesbrands en Deckers inhoudingen in bepaalde jaren schatten en boeken. Ze laten niet zien hoe vaak inhoudingen ten onrechte waren of hoeveel er is teruggewonnen. Ze zeggen niets over deductiesoftware of over het effect van een procesverandering. Farmaceutische chargebacks via groothandels verschillen van retailerchargebacks in kleding en schoeisel, dus deze verhoudingen zijn geen benchmarks voor jouw branche.