Procore: van change event naar factuur
Welke waarden Procore van een change event meeneemt naar de schedule of values van de change order, en waar dat stopt bij de factuur aan de opdrachtgever.
Zie het change event als bron van de schedule of values (SOV) van de change order, niet als bron van de factuur. Procore vult de SOV van de change order met de regels van het change event die je selecteert. Welke bedragen daar terechtkomen, hangt af van je tier-instelling, je gebruik van RFQ’s en je instelling voor Revenue ROM. Op de factuur aan de opdrachtgever komen goedgekeurde wijzigingen alleen op de meest recente factuur. Dit is gebaseerd op de helppagina’s van Procore over prime change orders, prime PCO’s, de Prime Contracts-tool en budgetwijzigingen op facturen aan de opdrachtgever.
Waar stopt een change event onderweg naar de factuur aan de opdrachtgever?
Je projectteam legt een change event vast, prijst het en verwacht het bedrag op de eerstvolgende termijnstaat. Tussen die twee punten zitten een potential change order (PCO), misschien een change order request, een prime contract change order en een factuur aan de opdrachtgever. Elk heeft een eigen record en een eigen goedkeurder. Op de Procore-helppagina over Prime Contracts staat dat de tool in sommige accounts ook de Funding-tool of de Client Contracts-tool heet. Op de Procore-helppagina over het aanmaken van een prime contract change order vanuit een change event staat dat de tier-instelling van de change order het aantal stappen bepaalt. Bij 1 tier maak je de prime change order direct aan. Bij 2 tiers maak je eerst een prime PCO aan. Bij 3 tiers maak je daarnaast eerst een change order request aan. Elke extra tier is een extra plek waar een bedrag kan blijven hangen.
Wat gaat mee naar de schedule of values van de change order?
De helppagina over de prime change order stelt dat Procore de geselecteerde regels gebruikt om de SOV van de change order te vullen. Bij een structuur met twee tiers zegt de helppagina over de prime PCO dat de SOV wordt gevuld met de Latest Price-waarden. De reden van de wijziging komt uit het change event en kun je aanpassen. Die pagina vereist ook dat het prime contract de status “Approved” heeft.
De bedragen hangen af van instellingen. De helppagina over de prime change order zegt dat de SOV van prime contract change orders ook automatisch wordt bijgewerkt als je team Revenue ROM gebruikt. Als Revenue ROM verborgen is, worden events met “In Scope” of “TBD” bijgewerkt met een waarde van $0. Events met “Out of Scope” gebruiken RFQ-gegevens wanneer de RFQ-status op “Pending Final Approval” staat. Bij andere statussen wordt de Cost ROM gebruikt. Dezelfde pagina stelt ook dat Procore de SOV van de change order niet automatisch bijwerkt met de RFQ-bedragen nadat RFQ-reacties de status “Pending Final Approval” hebben bereikt. Wij zouden beide uitspraken testen op een sandboxproject met je eigen instellingen.
Als je een ERP-koppeling gebruikt, zegt de helppagina over de prime PCO dat je voor elke nieuwe regel een Associated Line Item moet selecteren. Een nieuwe aanmaken voegt een regel van nul dollar toe aan de oorspronkelijke SOV van het contract.
Wat komt er op de factuur aan de opdrachtgever?
De Procore-helppagina over budgetwijzigingen op facturen aan de opdrachtgever behandelt de facturering. Goedgekeurde budgetwijzigingen kunnen alleen worden toegevoegd aan de meest recente factuur aan de opdrachtgever binnen een prime contract. Op oudere facturen verschijnt de banner wel, maar is de knop Review & Add standaard uitgeschakeld. Het venster “Review & Add Approved Changes” toont alle nieuw goedgekeurde budgetwijzigingen en change orders. Alleen Net Zero Budget Changes komen in aanmerking, en alleen in de gemoderniseerde factuurervaring voor de opdrachtgever. De pagina plaatst dit bij GMP-contracten, waar een hoofdaannemer vaak de contingency- of allowance-gelden beheert en de opdrachtgever alleen hoeft te informeren. Dat betekent dat het moment van goedkeuring bepaalt in welke factuurperiode een wijziging valt.
Welke overdracht moet je team in eigen hand nemen?
De keuze is waar het controlepunt zit tussen een geprijsde wijziging en een gefactureerd bedrag. Voor EPC- en ingenieursbureaus met veel prime contracts is dit hetzelfde probleem als een geprijsde offerte die een orderregel wordt in offerte-tot-order.
| Optie | Wij kiezen dit wanneer | Wat wij eerst controleren |
|---|---|---|
| 1 tier, change event naar prime change order | Weinig wijzigingen, één goedkeurder | Wie “Admin” heeft op de Prime Contracts-tool |
| 2 of 3 tiers met prime PCO’s | De opdrachtgever beoordeelt eerst PCO’s | PCO-instelling voor Standard-gebruikers, prime contract “Approved” |
| Budgetwijzigingen op facturen aan de opdrachtgever | Gebruik van GMP-contingency of allowance | Net Zero-wijzigingen, gemoderniseerde factuurervaring |
| SOV-controle vóór elke factuur | RFQ- en ROM-instellingen verschillen per project | SOV van de change order naast de RFQ-reacties |
Wat je dit kwartaal doet
- Haal van elk actief project de tier-instelling, de Revenue ROM-instelling en het gebruik van RFQ’s op.
- Wijs per change event één eigenaar aan, van goedkeuring tot de regel op de factuur aan de opdrachtgever.
- Meet het aantal dagen van change event tot goedgekeurde prime change order, en van goedkeuring tot de factuur waarop de wijziging terechtkomt.
- Vergelijk bij een steekproef van change orders de SOV’s met de laatste RFQ-reacties.
- Bevestig welke projecten de gemoderniseerde factuurervaring voor de opdrachtgever gebruiken.
Wat dit betekent voor een knelpunt van $1M of meer
Wanneer goedgekeurde wijzigingen de opdrachtgever laat bereiken of de lopende factuur missen, zie je het gat terug in werkkapitaal en in claims. Bij veel projecten en goedkeurders is dat de moeite waard om als één domein te herontwerpen. Onze methode: regels voor het voorspelbare, zoals tier-routering en statuscontroles. AI voor het rommelige, zoals het lezen van RFQ-reacties en onderbouwing. Mensen keuren elke change order en elk gefactureerd bedrag goed, en AI beslist nooit alleen. Zie meerwerk vastleggen.
Grenzen van dit bewijs
Deze pagina’s zijn de eigen helpdocumentatie van Procore. Ze beschrijven instellingen en stappen, niet hoe vaak bedragen niet doorkomen of hoe lang facturering duurt. Ze laten geen projectresultaten en geen benchmarks zien. De pagina over Prime Contracts noemt een artikel over hoe Procore bedragen op een factuur aan de opdrachtgever aanvult, maar de inhoud daarvan is hier niet te zien. Niets hiervan gaat over andere bouw- of ERP-producten.
Vragen van opdrachtgevers
Kopieert Procore RFQ-bedragen naar de SOV van de prime change order?
De helppagina over de prime change order stelt dat Procore de SOV niet automatisch bijwerkt met RFQ-bedragen nadat reacties de status "Pending Final Approval" hebben bereikt. Dezelfde pagina zegt ook dat events met "Out of Scope" bij verborgen Revenue ROM op die status worden bijgewerkt vanuit RFQ-gegevens. Test het gedrag op je eigen configuratie.
Kan een goedgekeurde wijziging aan een oudere factuur aan de opdrachtgever worden toegevoegd?
De Procore-helppagina over budgetwijzigingen op facturen aan de opdrachtgever zegt dat je wijzigingen alleen op de meest recente factuur kunt beoordelen en toevoegen. Op oudere facturen is de knop Review & Add standaard uitgeschakeld.
Heeft elke financiële aanpassing een prime contract change order nodig?
Nee. De helppagina over budgetwijzigingen van Procore stelt dat niet elke financiële aanpassing een PCCO vereist, en goedgekeurde Net Zero Budget Changes kunnen in de gemoderniseerde factuurervaring worden toegevoegd aan de meest recente factuur aan de opdrachtgever.
Bronnen
Bronnen geven context. De datum toont wanneer ze voor het laatst zijn gecontroleerd.