Contractactiva of nog te factureren vorderingen

Behandel een niet-gefactureerd saldo alleen als vordering wanneer er niets tussen jou en de betaling staat behalve factureren en tijd. Hangt de betaling af van een mijlpaal of een andere voorwaarde, behandel het dan als contractactivum. Het innen ervan is dan projectwerk, geen aanmaningswerk. Leg het label per contracttype vast voordat je incasso of rapportage ontwerpt. Dit berust op een reactie op een commentaarbrief die bij de SEC is ingediend over niet-gefactureerde vorderingen, en op omzettoelichtingen in tussentijdse rapportages over 2020.

Waarom heeft ons niet-gefactureerde saldo twee verschillende namen?

De meeste finance-teams hebben omzet in de boeken die is verantwoord maar nog niet gefactureerd. De een noemt dat niet-gefactureerde vorderingen, de ander contractactiva. Het label bepaalt op welke regel het saldo staat, wie het moet innen en waar een externe beoordelaar vragen over stelt. In een commentaarbrief vroeg het SEC-personeel een bedrijf te verduidelijken of zijn niet-gefactureerde vorderingen contractactiva waren zoals gedefinieerd in ASC 606-10-20. Het alternatief was vorderingen die onvoorwaardelijk opeisbaar zijn voor reeds verleende diensten, behalve het fysiek factureren en het verstrijken van tijd. Het personeel vroeg ook hoe het verwijderen van $18.434.000 aan contractactiva uit een tabel passend was, omdat dat bedrag nodig leek om aan te sluiten op de totale vorderingen, netto, op de balans.

Wat bepaalt het label?

Het bedrijf antwoordde dat zijn niet-gefactureerde vorderingen vorderingen zijn, omdat ze onvoorwaardelijk opeisbaar zijn voor reeds verleende diensten, behalve het fysiek factureren en het verstrijken van tijd. Het zei de definitie opnieuw te hebben bekeken en te geloven dat het geen activa heeft die eraan voldoen. Het liet de $18.434.000 in de tabel staan en veranderde de naam van contractactiva in niet-gefactureerde vorderingen. In dezelfde reactie werden ook de resterende prestatieverplichtingen herzien: de $34,7 miljoen per 31 maart 2019 was berekend als alle resterende potentieel factureerbare bedragen onder bestaande contracten met vaste tarieven. Na herbeoordeling kwam dat uit op $16,9 miljoen aan ontvangen of gefactureerde vergoeding voor per claim of tegen een vaste vergoeding te verlenen diensten die nog niet waren geleverd.

Een rapportage over de drie maanden eindigend op 31 maart 2020, van een bedrijf dat test-, reparatie- en onderhoudsdiensten rapporteert, trekt dezelfde lijn. De handelsvorderingen omvatten gefactureerde en niet-gefactureerde bedragen die nu opeisbaar zijn en vertegenwoordigen onvoorwaardelijke rechten op vergoeding. De contractactiva omvatten niet-gefactureerde bedragen, meestal uit contracten met een vaste prijs onder de cost-to-cost-methode, waar de verantwoorde omzet hoger is dan het gefactureerde bedrag en het recht op betaling afhangt van iets anders dan het verstrijken van tijd.

Waar komt elk label terug?

In die rapportage over 2020 staan contractactiva op de regel “Prepaid expenses and other current assets”. Een rapportage over de zes maanden eindigend op 30 juni 2020 beschrijft contractactiva meestal uit draadloze retailcontracten met een meerjarige dienstperiode en een promotiekorting. Het meldt $2.217 duizend kortlopend, onder vooruitbetalingen en overige vlottende activa, en $651 duizend langlopend, onder overige activa.

Dat betekent dat hetzelfde niet-gefactureerde bedrag óf inbaar is zodra er een factuur de deur uit is, óf pas nadat aan een voorwaarde is voldaan. Niet-gefactureerde vorderingen zijn een factuurachterstand. Contractactiva wachten op voortgang of een mijlpaal, dus de eigenaar is meestal de project- of contractmanager. Werk met een vaste prijs en facturatie op mijlpalen bij EPC- en ingenieursbureaus levert eerder de tweede soort op.

Welk label past bij jouw niet-gefactureerde saldi?

De beslissing is welke contracttypen vorderingen opleveren, welke contractactiva, en wie elk van beide behandelt.

Wat je dit kwartaal doet

• Haal het niet-gefactureerde saldo per contract op en geef elke post een label: wacht op een factuur, of wacht op een voorwaarde.
• Benoem één eigenaar per label: facturatie voor posten die klaar zijn om te factureren, projectbeheersing voor mijlpaalposten.
• Meet het aantal dagen van geleverde dienst tot factuur voor niet-gefactureerde vorderingen, los van DSO.
• Controleer waar factuurtriggers bij de orderinvoer worden vastgelegd, want daar begint het label; zie offerte tot order.
• Stem de labels in je toelichtingen af op de balansregels waarop ze aansluiten.

Wat dit betekent voor een knelpunt van $1M of meer

Als niet-gefactureerde posten zich opstapelen doordat facturen wachten op handmatige controles, mijlpaalbevestigingen of ontbrekende contractgegevens, loopt het werk over facturatie, projecten en incasso. Dat is één domein om opnieuw in te richten, geen rapportagefix. We zouden regels gebruiken voor het voorspelbare, AI voor het rommelige, zoals het lezen van contracten en voortgangsbewijs om een label voor te stellen, en mensen voor beslissingen met gevolgen: classificatie, afboeking, kredietblokkade. AI beslist nooit alleen. Dit hoort bij customer-to-cash.

Grenzen van dit bewijs

Deze rapportages laten zien hoe de indieners niet-gefactureerde saldi beschreven en classificeerden, plus één uitdaging van het SEC-personeel. Ze laten niet zien hoe vaak het personeel deze vraag stelt. Ze laten geen incassoresultaten, ouderdomsanalyse of DSO zien voor een van beide labels. Ze gaan over diensten en draadloze contracten, niet over andere sectoren of contracttypen. Ze zijn geen benchmark voor de omvang van niet-gefactureerde saldi en geen boekhoudkundig advies voor jouw contracten.