CCO en PCCO in Procore: niveaus en budget
Procore vergrendelt de niveau-instelling zodra wijzigingsopdrachten bestaan. Zo bepaalt die keuze waar een CCO en een PCCO in de workflow beginnen.
Stel het niveau in op de tool Prime Contracts van Procore en op de tool Commitments voordat iemand een wijzigingsopdracht aanmaakt, en laat finance beide goedkeuren. Een prime contract change order (PCCO) is de wijziging die je naar de opdrachtgever van het project stuurt. Een commitment change order (CCO) is de wijziging die je naar de downstream-partij stuurt. Het niveau bepaalt of elk van beide begint als wijzigingsopdracht of als potentiële wijzigingsopdracht. Dit steunt op de Procore-supportartikelen over niveaus voor wijzigingsopdrachten en op de handleiding van Procore over het aanmaken van een CCO vanuit een PCCO.
Waarom doet het niveau ertoe vóór de eerste wijzigingsopdracht?
Wijzigingen op een project lopen in twee richtingen. Ze gaan omhoog naar de opdrachtgever via de tool Prime Contracts. Ze gaan omlaag naar onderaannemers en leveranciers via de tool Commitments. Het supportartikel van Procore over de instelling voor niveaus van wijzigingsopdrachten in Project Financials zegt dat de instelling het aantal stappen bepaalt dat moet worden doorlopen bij het aanmaken van wijzigingsopdrachten voor een klantcontract, commitment, financiering of prime contract. Je team kan kiezen voor een configuratie met 1, 2 of 3 niveaus. Het artikel is duidelijk over de timing: configureer de instelling altijd voordat je je team wijzigingsopdrachten laat aanmaken. Heb je eenmaal één of meer wijzigingsopdrachten aangemaakt in een tool van Project Financials, dan kun je je instelling niet meer wijzigen. Een overhaaste keuze in week één blijft bij dat project. Dezelfde regel van één record per wijziging, van eerste verzoek tot getekend document, geldt aan de verkoopkant van offerte-tot-order.
Hoe lopen een PCCO en een CCO onder elk niveau?
In de tool Prime Contracts kan het team met de instelling met 1 niveau een wijzigingsopdracht aanmaken wanneer er een wijziging is op de oorspronkelijke scope van een prime contract. PCCO’s kunnen dan ter goedkeuring naar de opdrachtgever van het project worden gestuurd. De instelling met 2 niveaus is daar de standaard van Procore: het team maakt eerst een potentiële wijzigingsopdracht (PCO) aan, en PCO’s kunnen daarna worden gegroepeerd tot een PCCO. De instelling met 3 niveaus, die Procore ongebruikelijk noemt, zet een verzoek tot wijzigingsopdracht tussen die twee.
De tool Commitments biedt dezelfde drie instellingen, maar de standaard is daar 1 niveau, waarbij CCO’s ter goedkeuring naar de downstream-partij kunnen worden gestuurd. Bij 2 niveaus maakt het team eerst een commitment potential change order (CPCO) aan. De handleiding van Procore over het aanmaken van een CCO vanuit een PCCO beschrijft de volgorde: bij 1 niveau begint Prime Contracts met een PCCO en kan Commitments met een CCO beginnen. Bij 2 of 3 niveaus begin je met een PCO in het prime contract of met een CPCO. Dat betekent dat een project dat op de standaardinstellingen blijft staan een potentiële stap heeft aan de kant van de opdrachtgever en geen aan de kant van het onderaannemingscontract.
Waar toont het budget de kosten?
De handleiding geldt alleen wanneer de tool Change Events is uitgeschakeld. Ze vereist ‘Admin’-rechten op de tool Prime Contracts. Op het tabblad Schedule of Values van een PCO in het prime contract klikt een gebruiker op Create CPCO en kiest het commitmentcontract. In de Procore Standard Budget View worden de kosten van CCO’s met de status Draft en Rejected niet in het budget weergegeven. Pending - In Review en Pending - Revised verschijnen als “Pending Changes”, en Approved verschijnt als “Committed Costs”. Je kunt de CCO ook vergelijken met de bijbehorende PCO-regel en de afwijking bekijken. Wij zouden die afwijking de vaste controle van de CFO maken.
Welk niveau past bij welke tool?
De keuze is hoeveel stappen elke kant nodig heeft voordat kosten in het budget komen, vastgelegd per tool vóór de eerste wijzigingsopdracht.
| Optie | Wij zouden dit kiezen wanneer | Wat wij eerst zouden controleren |
|---|---|---|
| Procore-standaarden: Prime 2 niveaus, Commitments 1 niveau | Wijzigingen van de opdrachtgever eerst een prijs nodig hebben, wijzigingen op onderaannemingen eenvoudig zijn | Of elke CCO nog terug te voeren is op een PCO |
| 2 niveaus op beide tools | Je een potentiële stap wilt voordat kosten op een van beide contracten komen | Wie PCO’s en CPCO’s groepeert, en hoe vaak |
| 3 niveaus op Prime Contracts | Je opdrachtgever per factureringsperiode één gecombineerde wijzigingsopdracht tekent | Wie verzoeken tot wijzigingsopdracht goedkeurt vóór het groeperen |
| 2 of 3 niveaus met PCO’s van samenwerkingspartners | Veldteams en onderaannemers de meeste wijzigingen aandragen | Of een Beta-functie past bij jouw beheersmaatregelen |
Wat je dit kwartaal doet
- Haal de niveau-instelling op van de tools Prime Contracts en Commitments voor elk project zonder wijzigingsopdrachten.
- Benoem per tool één goedkeurder voor de niveaukeuze, waarbij finance tekent voordat de inrichting wordt afgesloten.
- Controleer of de tool Change Events aanstaat, want de stappen voor een CCO vanuit een PCCO gelden alleen wanneer die uitstaat.
- Meet elke maand de waarde van CCO’s in Pending - In Review en Pending - Revised, en hoe lang ze daar blijven staan.
- Controleer CCO-regels die met een “?” aan het budget zijn toegevoegd en benoem wie ze opruimt.
Wat dit betekent voor een knelpunt van $1M of meer
De niveau-instelling is één schakelaar binnen projectinformatie-operaties. De grotere blootstelling zit in wijzigingen die in e-mail en notities van de bouwplaats staan, maar nog niet als PCO, CPCO of CCO bestaan. Als die kloof zich over veel projecten uitstrekt, zouden wij het vastleggen van meerwerk als één domein herontwerpen. Regels doen de voorspelbare stappen, zoals het matchen van kostencodes en het routeren van statussen. AI leest de rommelige input, zoals notities uit het veld en offertes van onderaannemers, en schrijft het concept van de PCO. Mensen keuren elke wijzigingsopdracht en elke budgetverschuiving goed. AI beslist nooit alleen.
Grenzen van dit bewijs
Dit zijn helpartikelen van Procore. Ze beschrijven instellingen en stappen, niet hoe vaak elk niveau wordt gebruikt of wat het doet met marge, doorlooptijd of claims. Ze behandelen de workflow van Change Events niet in detail en ook geen andere bouwsoftware. De genoemde effecten op het budget gelden voor de Procore Standard Budget View; aangepaste weergaven worden niet beschreven. Niets hierin vergelijkt het ene niveau met het andere.
Vragen van opdrachtgevers
Kunnen we de niveau-instelling later nog wijzigen?
Niet in een tool die al wijzigingsopdrachten heeft. Het Procore-artikel over niveau-instellingen zegt dat je je instelling niet meer kunt wijzigen nadat je één of meer wijzigingsopdrachten hebt aangemaakt in een tool van Project Financials.
Wat is het verschil tussen een CCO en een PCCO?
Een PCCO wijzigt het prime contract en kan ter goedkeuring naar de opdrachtgever van het project worden gestuurd. Een CCO wijzigt een commitment en kan ter goedkeuring naar de downstream-partij worden gestuurd.
Wanneer verschijnt een CCO in het budget?
In de Procore Standard Budget View verschijnt een goedgekeurde CCO (Approved) als "Committed Costs" en verschijnen beide Pending-statussen als "Pending Changes". CCO's met de status Draft en Rejected worden niet in het budget weergegeven.
Bronnen
Bronnen geven context. De datum toont wanneer ze voor het laatst zijn gecontroleerd.